メールでお願いする際の書き方。目上の人や上司の方へはどうやっておくれば良いか?!

皆さま、ビジネスシーンで、目上の人や上司に、お願い事をする機会は良くあると思います。

口頭でのお願いが多い方は、いざメールでお願いをするとなると、書き方に困ってしまいますよね？

顔が見えないメールでのやり取りは、失礼があってしまうと、印象が悪くなる可能性もあります。

目上の人や上司へ、メールでお願いする際は、心遣いが肝心

目上の方や、上司へお願いする際は、相手への心遣いや誠実さが必要となってきます。

「ご多忙のところ恐縮ですが」

「お忙しいところ恐れ入りますが」

という様に、相手を気遣うフレーズを忘れずに使う様にします。

また、「お願い致します」だけだは、少々、威圧的な文面になってしまいがちです。

ここは、「ご多用のところ、何卒宜しくお願い致します。」

という風に、言い回しを変える事で、優しい印象になります。

例

×　「ご連絡いただけます様、お願い致します。」

〇　「ご多用のところ恐縮ですが、ご連絡いただけましたら幸いです。」

ビジネスシーンでは失敗できない、お願いメールの書き方

ビジネスシーンでは、会話中でも、メールでも、「仕事ができない奴」と印象付いてしまうのは、何としてでも避けたい事ですね。

お願いメールをする際は、正しい敬語を使う様に、心掛けましょう。

相手に気を使うあまり、敬語を使い過ぎ、二重敬語になっていませんか？

敬語が間違ってしまうと、無知・仕事が出来ない等の印象を与えてしまう恐れがありますので、送信してしまう前に、もう一度確認しておきましょう。

二重敬語の例

「お越しになられました。」

「ご覧になられました。」等

お願いするメールの本文は、内容を分かりやすく記載する事

目上の人や、上司に、お願いのメールを送る際は、気遣いも大切ですが、内容を分かりやすく記載する事が、最も重要です。

５Ｗ１Ｈ・期限・現状・現状に対する自分の考え・お願いする相手に何を要求しているのか等を、きちんと相手にも理解してもらえる様に記載しましょう。

自分だけ理解できるメールではいけませんので、相手の立場に立って考える様にします。

「いつ、どこで、だれが、なにを、なぜ、どのように」と５Ｗ１Ｈに沿って考えると、伝えやすい文面になります。

また、目上の人、上司に、何をしてほしいのか、どう動いてほしいのかを、しっかり伝えましょう。

そうでないと、いくら５Ｗ１Ｈが、分かりやすく記載されていても、相手は「だから？」となってしまい、アクションを起こす事が出来なくなってしまいます。

また、内容がはっきりしないと、忙しい中、あなたに時間を割いてくれた方に迷惑が掛かってしまい、苛立たせてしまうかもしれません。

誰が読んでも、理解できる内容にする事を、頭に入れておいて下さいね。

お願いするメールには細かいところにも気を使う事

＊メールの本文も大切ですが、件名にも気を付けましょう。

パッと見ただけでも、内容が予想できる様な件名が良いです。

「ご確認・ご返信下さい」/「確認依頼」/「至急ご確認下さい」等、件名も工夫する事をお勧めします。

＊お願いメールは、分かりやすく記載する事が、最も肝心ですが、ダラダラと長い文面になる事は避けましょう。

お忙しいところにお願いしているのですから、長すぎる文面ですと、相手に迷惑が掛かってしまいます。

「分かりやすく・簡潔に」を心掛けましょう。

お願いのフレーズ・相手の力を借りたい時のフレーズ

＊覚えておくと便利な、お願いする際の、基本的なフレーズです。

・お願い申し上げます　・突然のお願いで～　・誠に勝手なお願いで恐縮ですが～　・～していただけませんでしょうか？

・切にお願い申し上げます　・ご依頼申し上げます　等

＊相手の力を借りたい時は・・・

・「ぜひお力を貸していただけないでしょうか？」　・「ぜひ経験豊富な〇〇部長に、お力をお貸しいただきたく～」　等

目上の人や、上司の力が、どうしても必要という事を、低姿勢に伝えます。

最後に

今回は、目上の人や上司に、お願いのメールを送る際の書き方を、ご紹介してきましたが、ご参考になりましたか？

日頃、お世話になっている目上の人や、上司に、迷惑を掛けてしまわない様、又、失礼にあたらない様、心掛けて、メールを送りましょう。

あなたが送るメールで、あなたの印象を悪くしてしまわない為にも、必ず、送信前には読み返して下さいね。